Grundlagen der Inventarisierung

Die Inventarisierung gehört zu den Kernaufgaben jeden Museums und beinhaltet im Wesentlichen vier Schritte.

1. Das Objekt wird nach dem Eingang in das Museum im so genannten Eingangsbuch mit einer laufenden Eingangsnummer und mit den wichtigsten Informationen eingetragen.
2. Daraufhin erfolgt die Auswahl und Anbringung der Inventarnummer am Objekt. Diese ist jedoch nicht mit der Eingangsnummer ident.
3. Das Objekt wird fotografiert.
4. Danach wird das Exponat in einem Katalog möglichst ausführlich erfasst. Dabei ist der digitalen Inventarisierung mittels Datenbank der Vorzug zu geben vor einer Inventarisierung mittels Karteikartenkatalog. Digital können viel mehr Daten erfasst und miteinander verknüpft werden. Auch die Suche gestaltet sich leichter.

> Erläuterungen zur Inventarisierung finden Sie im Leitfaden Dokumentation des Deutschen Museumsbundes (Download als pdf möglich) und im CIDOC Factsheet Inventarisierung:

> Weiter Informationen zum Inventar als Herzstück des Museums finden Sie auch auf www.museumspraxis.at, einer Website des Museumsbundes Österreich.

> Für die digitale Grunderfassung hat der Deutsche Museumsbund eine für alle Museumsarten geeignete Handreichung herausgebracht. Diese kann auf www.museumsbund.de als PDF heruntergeladen werden.

Da für die digitale Erfassung der Museumsobjekte eigene Schulungen notwendig sind, werden hier nur die ersten drei der oben genannten Schritte beschrieben bzw. entsprechende Empfehlungen abgegeben.

Eingangsbuch

Das Eingangsbuch wird grundsätzlich handschriftlich geführt und erfüllt dabei neben seiner dokumentarischen auch die Funktion eines Eigentumsnachweises. Dementsprechend sollte es gebunden sein, die Seiten durchnummeriert und die Eintragungen mit dokumentenechten Stiften oder Tusche vorgenommen werden. Bei digital geführten Eingangsbüchern empfiehlt sich ein jährlicher Ausdruck mit Seitenzahlen, der fest gebunden wird.

Welche Informationen sollte ein Eingangsbuch festhalten:

• Eingangsnummer: Damit werden Übernahmebestätigungen, Rechnungen, Spendenbelege etc. verknüpft.
• Inventarnummer
• Datum des Objekteingangs
• Objektbeschreibung: Nennung des Gegenstandes mit kurzer Beschreibung der Charakteristika und Maße
• Vorbesitzer: inkl. Adresse
• Eingangsart: Schenkung, Kauf etc.
• Kaufpreis
• Bemerkungen: wenn angebracht
• Name des Übernehmers: Unterschrift oder Kürzel

Bei käuflich zu erwerbenden Eingangsbüchern sind die auszufüllenden Rubriken ohnehin vorgegeben.
Siehe die folgenden Adressen:

Zusätzlich zum Eingangsbuch empfehlen wir auch das Ausfüllen eines Formulars bei der Annahme von Objekten. Dadurch gehen keine Informationen der Vorbesitzer verloren!

Anbringung der Inventarnummer

Jedes Museumsobjekt ist durch seine Inventarnummer eindeutig definiert und Verwechslungen sind dadurch nahezu ausgeschlossen. Es müssen dafür jedoch vier Grundvoraussetzungen erfüllt werden:

1. Beständigkeit: Die Beschriftung sollte nicht unbeabsichtigt verloren gehen, sondern auch bei regelmäßigem Umgang leserlich bleiben.
2. Lesbarkeit: Die Inventarnummer muss lesbar und leicht auffindbar sein. Daher bitte deutlich schreiben! Es empfiehlt sich die Anbringung nach einheitlichen Kriterien (bei gleichen Objekten immer am gleichen Ort).
3. Unbedenklichkeit: Die Inventarnummer darf in keiner Weise das Objekt beeinträchtigen, weder chemisch, mechanisch oder ästhetisch. Daher sollten z. B. möglichst nicht die Schauseiten des Objekts beschriftet werden. Je nach Material müssen zudem verschiedene Stifte oder Methoden zur Anwendung kommen.
4. Wiederentfernbarkeit: Eine beabsichtigte Entfernung der Inventarnummer muss ohne Beschädigung des Museumsobjekts erfolgen können.

Die Inventarnummern können direkt am Objekt angebracht werden, es können aber auch beschriftete Etiketten angehängt (meist bei kleinformatigen Exponaten) oder bei Textilien angenäht werden. Sollten diese Methoden nicht funktionieren, wie z. B. bei Münzen, können beschriftete Etiketten auch beigelegt werden.

> Detailliertere Erläuterungen finden Sie im CIDOC Factsheet Objektbeschriftung und in den Kurzanleitungen zum Anbringen von Inventarnummern.

Fotodokumentation

Das Foto eines Museumsobjekts ist nicht nur ein Hilfsmittel zur Wiedererkennung des Objekts und wichtig für die laufende Bestandverwaltung, es ist auch notwendig für jeden Verlustnachweis, sei es aufgrund von Diebstahl oder Zerstörung. Zudem ist es Voraussetzung für jede Art der Katalogbebilderung.

Für jede Inventarnummer sollte es ein eigenes Foto geben. Sammelaufnahmen empfehlen sich nur bei zusammengehörigen Objekten wie z. B. Fragmente eines Gefäßes oder bei Objektgruppen wie die Bestandteile eines Services. Erfolgt die fotografische Aufnahme auch zu wissenschaftlichen Zwecken sind Mehrfachaufnahmen wie mehrere Detailfotos natürlich wünschenswert.

Die fotografische Aufnahme kann sowohl analog als auch digital erfolgen.

Einige grundlegende Punkte sollten bei der fotografischen Aufnahme beachtet werden:

• Nähe zum Aufbewahrungsort: Um besonders heiklen Materialien drastische Klimaschwankungen zu ersparen, sollte die fotografische Aufnahme in der Nähe des Aufstellungs- oder Verwahrortes des Objekts erfolgen.
• Metadaten auf der Aufnahme: Gemeinsam mit dem Objekt sollten auch einige relevante Angaben fotografiert werden: Inventarnummer (z. B. auf Steck- oder Magnettafeln), Maßstab, Farbkeil (v. a. für künstlerische Werke), Museumsname (um Verwechslungen vorzubeugen)
• Keine Überschneidungen: Maßstab, Inventarnummer und andere Objekte sollten sich mit dem Exponat nicht überschneiden, sondern immer seitlich und auf Höhe des Gegenstandes aufgestellt sein.
• Kontrastreiche Hintergründe: Um spätere digitale Bearbeitungen oder Freistellungen zu erleichtern, sollten die Hintergründe in Farben gehalten werden, die einen Kontrast zum fotografierten Objekt bieten.
• Datenspeicherung bei digitaler Fotografie: Die digitalen Fotos sollten in möglichst hoher Auflösung geschossen und in Formaten gespeichert werden, die nicht komprimieren bzw. möglichst alle Informationen erhalten (z. B. TIF). Es empfiehlt sich die Fotos unter der entsprechenden Inventarnummer abzuspeichern.

> Weitere Informationen zur Objektfotografie finden Sie im CIDOC Factsheet Objektfotografie (Download als PDF leider nur in englischer Sprache möglich)

> Video-Tutorials zur Objektfotografie hat der Museumsverband des Landes Brandenburg online gestellt: www.museen-brandenburg.de/projekte/video-tutorials/

Allgemein weiterführende Literatur:
Fuger, Walter/Kreilinger, Kilian  (Hrsg.): Sammlungsdokumentation. Geschichte. Wege. Beispiele, Museumsbausteine 6. München 2001.
Henker, Michael (Hrsg.): Inventarisation als Grundlage der Museumsarbeit. Museumsbausteine 13. Berlin 2013.

> Kostengünstige Inventarisierungslösung für Regionalmuseen in OÖ:

Gemeinsam mit dem OÖ Landesmuseum hat das Land Oberösterreich die Inventarisierungsdatenbank "Museumskollektor" entwickelt. Für eine jährliche Pauschale von € 150,- steht diese Datenbank auch allen oberösterreichischen Regionalmuseen zur Verfügung!

Näheres dazu finden Sie hier: Fachinformationen zum Museumskollektor.